6 MAY : Pengurusan kewangan dalam konteks pusat sumber

Pengurusan kewangan dan bajet dalam konteks pusat sumber.

maksud pengurusan kewangan:

Rouse (2012) mendefinasikan pengurusan kewangan sebagai satu metodologi yang digunakan oleh organisasi untuk menyelia dan mentadbir pendapatan, perbelanjaan, dan aset dengan berpandukan objektif bagi memaksimumkan keuntungan dan memastikan kemampanan. Mampan dari sudut kewangan adalah merujuk kepada kemampuan sesebuah organisasi dalam mengekalkan dan mengembangkan ekonomi serta kewangan (Rohami, 2012)

maksud bajet:

Belanjawan didefinasikan sebagai suatu rancangan kuantitatif yang menerangkan bagaimana sesuatu sumber itu diperoleh dan digunakan sepanjang tempoh belanjawan tertentu (Knezevich,1975). Ianya mempunyai kaitan dengan perancangan dan pengawalan. Perancangan dalam belanjawan adalah mengenai penyediaan belanjawan, anggaran perbelanjaan yanag disediakan mengikut keperluan sesebuah organisasi tersebut. Manakala, pengawalan adalah perbandingan yang dibuat antara belanjawan dan keputusan sebenar.

Teori pengurusan kewangan(hasil pembacaan dari jurnal).

Belanjawan modal
- 'duit buat duit'
- contoh dalam tempoh setahun, kita nak gandakan rm10 ribu dari rm5 ribu
-IRR -berapa banyak staf yang boleh buat untung
-NPV-berpa banyak untung bersih

Kos kewangan berasaskan aktiviti standard
-R & D
-Contoh: UTM research university,kene ada R & D, peruntukan diberikan mengikut tempoh jadi R&D perlu diselesaikan dalam temoh tersebut

Berasaskan pengetahuan
-kemahiran dan ciri-ciri seperti pemasaran komunikasi
-berkongsi ilmu yang ada

Kos berasaskan aktiviti
-tumpu kepada aktiviti yang menyebabkan kos meningkat

Kos pengambilalihan pelanggan
-kekalkan pelanggan(perpustakaan awam)
-tetapkan bayaran yuran tahunan, jadi ahli tetap kena bayar
-bagi latihan /kurus kepada pelanggan

Belanjawan berasaskan sifar
-membina perbelanjaan tanpa ambil kira perbelanjaan sebelumnya.

Perbincangan.
Pelaksanaan Teori pengurusan kewangan dari aspek perpustakaan awam;

Pelanggan 
-borang keahlian ,kad keahlian, perlu bagi training
-memberi perkhidmatan yang baik bagi mengekalkan pelanggan

Pemasaran
-mengadakan aktivit-aktiviti seperti hari terbuka
-pekerja berkongsi maklumat dengan pelanggan
-pekerja bina hubungan yang baik dengan pelanggan

Kurangkan kos sesuatu aktiviti
cara-cara:
adakan mesyuarat>edar borang ABC (activity-based costing) kepada semua pekerja>perbincangan ketua-ketua mengenai tindakan yang aktiviti setelah dapat tahu aktivit yang menyebabkan kos meningkat

Pelaksanaan teori pengurusan kewangan dari aspek pusat sumber sekolah.

-kos untuk beli buku,beberapa perkara perlu diteliti
---jika buku rosak , buku hilang
---kandungan bahan bacaan perlu sesuai dengan peringkat umur pelajar
---pastikan buku-buku penting terdapat di pusat sumber
---pada awal ttahun, setiap guru panitia akan diberi peluag untuk mencadangkan jenis buku untuk dibeli oleh
     guru Pusat Sumber
- bahan-bahan pemprosesan buku
---selotep, pembalut buku
-aspek fasiliti
---penyelenggaraan bagi meja,kerusi, bilik-bilik khas
---guru PS perlu tahu kekerapan berlaku kerosakan dan cuba selesaikan
-aktiviti-aktiviti
---NILAM, jom baca sekejap 10 minit
---kursus-kursus dan latihan untuk guru dan pelajar

KESIMPULAN
-guru PS ikut prosedur dalam merancang bajet dan membeli bahan bacaan . Belanja adalah mengikut kepada peruntukan yang telah diberi dan membeli barang yang penting sahaja tanpa membelanja lebih dari bajet yang diberikan.

6 MAY:komunikasi berkesan

Penerangan komunikasi oleh dr.shafie

- dalam komunikasi ada yang menyampaikan dan ada yang menerima.
- proses komunikasi

- sewaktu proses komunikasi dari penyampai ke penerima, ada nya noise.Noise dikenali sebagai gangguan     yang boleh menyebabkan penerima menerima menerima maklumat tidak seperti yang disampaikan oleh         penyampai.
-contoh yang paling mudah dapat difahami dengan membuat aktiviti radio rosak.
-terdapat 2 jenis komunikasi dalam organisasi iaitu formal dan informal. Penggunaan cara komunikasi   ini  bergantung kepada cara nak tetapkan birokrasi.

formal:

1) downward where information moves from higher management to subordinate employees, (2) upward where information moves from employees to management and (3) horizontal where information is shared between peers.

Read more: http://www.businessdictionary.com/definition/formal-communication.html#ixzz31XdGgIEn

 informal

Within a business environment, informal communication is sometimes called the grapevine and might be observed occurring in conversations, electronic mails, text messages and phone calls between socializing employees.

Read more: http://www.businessdictionary.com/definition/informal-communication.html#ixzz31XdSZRo7

Menjadikan komunikasi berkesan.
- tahu cara percakapan/penyampaian yang sesuai.Contoh cakap dengan orang tua perlu lebih sopan dan          merendahkan suara.
Selective perception
-penerima ambil maklumat yang hujung dan maklumat yang hanya ingin difaham sahaja daripada maklumat  yang disampaikan.
Semantic problem
- perkataan yang mempunyai bunyi sama tetapi maksud yang berbeza.penerima boleh salah mentafsir                perkataan itu.
contoh : mosque (masjid) dan most

Komunikasi berkesan dalam organisasi.

- menerima arahan daripada ketua sahaja
-cara penyampaian yang betul jika formal seperti mengadakan mesyuarat
- kerja dapat dilaksanakan dengan baik

29 APRIL

Perbincangan dan pembentangan setiap kumpulan: Jika anda adalah pengurus pusat sumber, kompentensi apakah yang perlu ada pada anda.Bincangkan dan beri justifikasi.

• Pengurusan kewangan
• nadi sesebuah organisasi
• merancang kewangan.Beli buku yang berkait sahaja.Macam mana?borang diedarkan setiap guru panitia.Guru panitia senaraikan buku.Pastikan buku yang dibeli bermanfaat, sesuai dengan peringkat umur pelajar.
• cari dana tambahan, dengan buat program.dana tambahan boleh digunakan untuk buat keceriaan pada pusat sumber
• Pembangunan koleksi
• bagaimana buku-buku atau bahan-bahan (BBM , set permainan)  yang sesuai diletkakkan    di pusat sumber.
• melibatkan proses balut buku, catat nombor perolehan
• ada perpustakaan yang buku tidak disusun ikut cara yang betul jadi sukar bagi pelajar dan juga guru untuk cari buku.
• pembangunan koleksi yang baik menjadikan pusat sumber lebih teratur
• Merancang
• untuk capai matlamat pusat sumber
• pengurusan pusat sumber lagi teratur
• tugas guru dan pustakawan : sama-sama betanggungjawab jalankan tugas masing-masing.tugas yang diberikan adil dan saksama tidak berlaku hanya guru tertentu sahaja yang mempunyai banyak tugas
• Merancang untuk aktiviti.Aktiviti seperti Nilam.penyusunan jadual yang sesuai bagi pelajar masuk ke pusat sumber untuk Nilam. Masa, kumpulan pelajar dan bahan yang sesuai dalam melaksanakan aktiviti. Contoh seperti jom baca sekejap yang diadakan sewaktu perhimpunan dan melibatkan sebilangan jumlah pelajar

Kekurangan latihan yang sewajarnya di kalangan kakitangan akan jejas kecemerlangan Pusat Sumber

maksud latihan : sebuah program berkaitan dengan bidang tugas
maksud kakitangan : individu yang bkerja di sesuatu syarikat

Azman Larut et al. (2005)  menyenaraikan 4  jenis kemahiran yang perlu ada bagi guru perpustakaan dan media:

1.Kemahiran Teknikal : berkaitan dengan prosedur dan teknik-teknik dalam mengurusan 
   pusat sumber

2.Kemahiran Perhubungan: hubungan guru dengan guru,dan guru dengan murid.GPM
   ada kemahiran memimpin dan kendalikan konflik.

3.Kemahiran Konsepsi : membuat perkaitan secara menyeluruh antara pusat sumber 
  dan pdp 

4.Kemahiran Komunikasi: boleh hantar, terima dan faham maklumat yang disampaian

Proses pembangunan kakitangan

- Tetapka matamat > nilai kekuatan dan kelemahan pekerja > merancang program ( guna konsultan luar atau sendiri) >  nilai kebersanan program

Proses pengurusan pusat sumber

- organisasi PS

- kewangan

- fail berkait dengan PS

- urus rekod, carta-carta, jadual

- urus aktiviti

- urus keceriaan PS

- manilai dan membuat kajian tindakan 

Pentingnya latihan diberikan : 

- perkembangan kerja kakitangan

-membaiki tahap intelligent mereka

-tahap motivasi yang tinggi pada pekerja akan memberi kesan yang positif terhadap 
 prestatsi kerja

-kurangnya latihan boleh menimbulkan kemerosotan, kurang kemahiran

-pendedahan latihan yang mendalam, bantu beri ilmu lebih dalam menguruskan PS

-pengurusan sistem fail yang teratur,mudah untuk semakan 

-dari segi keceriaan, guru PS perlu berusaha menceriakan PS supaya dapat memberi impak positif untuk PS

KESIMPULAN

    Latihan atau kursus satu usaha dalam memperbaiki diri individu, menambahkn ilmu seterusnya bagi guru PS  dapat memberi sumbangan dalam melonjakkan  kecemerlangan Pusat Sumber.

The Role of Resource Centre in Enhancing students Achievement

Pusat sumber : suatu tempat penyebaran informasi dalam bentuk bercetak mahupun bentuk media. Semua  koleksi sumber disusun berdasarkan sistem tertentu.
                      - peranan : mewujudkan suasana yang kondusif untuk pembelajaran 
                      - peranan : membantu para pelajar meluaskan pandangan dan meningkatkan                                                           pencapaian

Langkah-langkah yang boleh dijalankan bgai meningkatkan peranan pusat sumber:

1. Mengadakan pelbagai aktiviti mingguan | contoh : jom baca sekejap
2. Hubungan aktif pustakawan sekolah dengan sekolah yang alin
3. Pelaksanaan program Brooklyn reads yang melibatkan ibu bapa
4. Bahan akademik yang banyak untuk pinjaman dan berkualiti
5. Penyediaan bilik belajar yang lengkap ada alat teknologi, loker simpan barang
6. Bantu guru dalam pengajaran
7. Sudut kraftangan di pusat sumber- menggalakkan pelajar aktiviti berseni
8. Pustakawan mempunyai ilmu mengenai pusat sumber
9. Menghias perpustakaan dengan menarik- supaya wujud suasana yang kodusif dan selesa
10. Pelaksanaan pelbagai program tertentu.

Pusat sumber memainkan peranan penting dalam meningkatkan pencapaiann pelajar. Oleh itu, pihak pengurusan dan guru pusat sumber berperanan   dalam merancang aktiviti-aktiviti yang boleh meningkatkan pencapaian akademik pelajar.

Perpustakaan digital abad ke 21

Apa itu perpustakaan digital?

Perpustakaan digital merupakan perpustakaan di mana sebahagian besar sumber terdapat dalam format yang boleh dicapai mesin (berbanding cetakan atau filem mikro), dicapai melalui komputer. Kandungan digital boleh disimpan di situ atau dicapai melalui jaringan komputer. Dalam perpustakaan, proses pendigitalan bermula dengan katalog, kepada index berkala (periodical indexes) dan khidmat abstrak, dan kemudiannya kepada (periodicals) dan buku rujukan besar, dan akhirnya pada penerbitan buku (sumber : wikipedia )

Selain itu, konsep yang mudah untuk menggambarkan perpustakaan digital adalah kurang kertas ( baca :paperless ). Ini kerana, semua jurnal, bahan bacaan telah dimuatnaik ke internet dan pengguna boleh membaca secara terus pada alat ( baca : device) mereka. 

Selain digital library dan local library terdapat juga commercial library. Contoh bagi commercial library adalah google book.

- Buku-buku diganti dengan komputer.Menjadikan suasana pembelajaran di perpustakaan lebih canggih dan 

   berteknologi.

- Berkongsi kandungan elektronik antara sekolah (perkongsian ilmu)

- Merapatkan jurang digital antara sekolah-sekolah

- Pustakawan mendapatkan lebih banyak akses percuma kepada e-book

- Pembeliaan bahan perpustakaan mengikut pemintaan pengguna

- Memenuhi keperluan dalam menghasilkan pelajar yang berkemahiran abad ke 21 iaitu kemahiran ICT.

sumber

Pengurusan Kualiti Menyeluruh dan formulating budget

Pada minggu lepas, ada dua topik utama yang dibincangkan. Iaitu pengurusan kualiti menyuruh dan kewangan dan peruntukan perbelanjaan.Untuk pengurusan kualiti menyeluruh(PKM) ia merupakan pembentangan dari rakan sekelas manakala kewangan pula dari Dr.Hasnah. Jadi , kita bincangkan dulu mengenai PKM.

Pengurusan Kualiti Menyeluruh(PKM)

• prestasi adalah secara menyeluruh dan berperingkat
• fokus kepada kepuasan pelanggan
• tanpa sokongan pekerja, PKM tak dapat dilaksanakan
• jika buat sesuatu perubahan, perlu lakukan yang bersesuaian.Sebagai contoh, jika perpustakaan sekolah hendak dibuka kepada orang awam, maka perlu ada juga buku yang sesuai untuk orang awam.
• mementingkan ouput:zerodefect
• menghargai prestasi pekerja 

Tujuan PKM : membawa perubahan menyeluruh ke arah melahirkan budaya organisasi yang cemerlang

Untuk meghasilkan pengurusan yang mantap, 3 perkara utama perlu difokuskan :

• sistem
• alat
• pasukan

Di dalam sesuatu organisasi, adanya satu pasukan yang bekerja di bawah satu organisasi. Pasukan tersebut  memberi komitmen dalam menjalankan tugas, berkomunikasi antara satu sama lain dalam melaksanakan tugas dan seterusnya penyumbang kepada organisasi yang cemerlang.

sumber

sumber

formulating budget

Di sekolah peruntukan kewangan datang dari 3 sumber ini:

• PCG
• yuran khas ( ikut pentadbir sekolah)
• PIBG (Persatuan ibu bapa dan guru)

PCG yang diberi oleh kementerian adalah berdasarkan kepada jumlah pelajar.Perkiraannya adalah seperti berikut :

Mari kita cuba buat perkiraan :

SMK Taman Desa Skudai : 1625 orang pelajar

*pilih jenis bantuan 1001 dan ke atas
*1625-1001 = 624 orang pelajar
*624 x RM12.00 = RM7488
*Total = RM13600 + RM7488 = RM21 088.00
Peruntukan yang diberi kepada pihak sekolah- RM20000
*Kurang RM1088 dari hasil perkiraan.

Yuran khas pula pelaksanaannya bergantung kepada pihak sekolah.

Seterusnya, pensyarah memberi kami situasi barang apa dan berapa perbelanjaan yang akan digunakan jika kita sebagai seorang guru hendak menguruskan pusat sumber yang baru. Setiap seorang hendaklah senaraikan barang beserta budget  dan kemudian membuat pembentangan ringkas(contoh seperti di bawah)

Hasil dari pembentangan dan perbincangan , saya ringkaskan senarai barang yang boleh dibeli menggunkan duit PCG: 

• bahan bacaan : buku dan majalah (70%)
• alat tulis, pembalut buku
• frame gambar menteri, frame kata-kata motivasi

Untuk peralatan seperti komputer dan keceriaan duit yang digunakan adalah dari yuran PIBG. Kewangan boleh ditambah dengan mengadakan aktiviti-aktiviti seperti jualan hari kantin, jualan majalah,surat khabar, jualan kad ucapan dan kuiz.

minggu 3 : gaya kepimpinan

#Assalamualaikum

Untuk minggu ini, sudah mula sesi pembentangan untuk tugasan ke 2.Tajuk yang dibentangkan adalah the influence of leadership style in increasing the effectiveness of resource center. Sebelum saya mengupas lebih lanjut mengenai tajuk ini, saya kongsi sedikit apa yang dibentangkan oleh rakan sekelas untuk tugasan 1. Apa yang berbeza daripada sekolah-sekolah sebelum ini, pihak perpustakaan sekolah tersebut menggunakan surat peringatan pemulangan buku untuk pelajar yang lewat memulangkan buku. Seperti yang diterangkan oleh dr.Hasnah sememangnya ini adalah satu prosedur yang perlu dilakukan namun tidak semua pusat sumber sekolah membuat pelaksanaan seperti itu. Baiklah balik semula kepada pembentangan tugasan 2.

Leadership style:

Kelas yang sebelum ni perbincangan dilakukan ke atas 4 jenis kepimpinan

• laisezz-fair
• authocratic
• democratic 
• human relation

Sebenarnya, terdapat banyak lagi jenis kepimpinan,mari kita lihat

Bagaimana pula ingat menjadi good leader?

Sekarang, mari kita bincang pula bagaimana konteks kepimpinan mempengaruhi pusat sumber.

Intipati dari pembentangan tugasan rakan menjelaskan bahawa terdapat 4 perkara utama yang perlu kita jadikan sebagai panduan dalam kepimpinan.


Plan(merancang) > Organise (susun atur) > lead (mengetuai) > evaluate (menilai)

Plan (perancangan)

• setiap perancangan yang dijalankan perlu merujuk kepada visi dan misi sekolah dan juga pusat sumber.
• perancangan dari segi budget juga penting, agar wang peruntukan yang dapat itu dapat diguna dengan cara yang bermanfaat.
• Setiap perancangan yang dibuat oleh guru pusat sumber perlu berbincang dengan tuan pengetua dahulu kerana tuan pengetua adalah orang yang paling utama di carta organisasi.

Organise(susun atur)

• Setelah perancangan dibuat dengan teratur, jadi barulah boleh segala kerja juga berjalan dengan teratur.

Lead(mengetuai)

• Sebagai seorang pemimpin, beliau lah yang akan menjadi tonggak penggerak sesuatu tugas itu. Beliau lah yang akan mencorakkan perjalanan kerja tersebut

Evaluate(menilai)

• Menilai adalah satu perkara yang penting yang perlu dilakukan agar kita dapat melihat sama ada cara kerja yang kita lakukan tadi memberi kesan yang baik atau tidak.

Dan, saya juga mencari sedikit maklumat dari internet dan terjumpa dengan prinsip kepimpinan ini(planning-organizing-leading-controlling).

P-O-L-C

Plan

• involve setting objective(what need to be achieved & when) and determining course of action for this objective
• require manager to be good decision maker
• manager need to be aware of environmental conditions such as :economic conditions, competitor and customer
• strategic planning-long time frame,3 or more than 3 years
• operational planning-short range(less than a year), to develop specific action steps that support the strategic and tactical plans.

Organizing

• developing organizational structure and assign duty to each of them to ensure the objective achieved
• leader effectively coordinate subordinates in each department

Leading

• involves the social and informal sources of influence that you use to inspire action taken by others
• If manager are effective leader, than it will encourage worker to work and achieved the objective
• a study found out that manager should understand their subordinates personalities, values, attitudes and emotions if he/she want to be an effective leader

Controlling

• ensuring that performance does not deviate from standards(kerja yang dilakukan mengikut piawai/peraturan yang ditetapkan-apa yang saya faham)
• Controlling consists of three steps, which include establishing performance standards, comparing actual performance against standards, and taking corrective action when necessary
• Manager should not control the personalities,values, attitude and emotions his subordinates but more focusing on work-related activities
• often thought in terms of financial criteria
• effective controlling need effective plan

Fayol juga merupakan antara salah satu prinsip kepimpinan. Ia nya menumpukan terhadap pentadbiran.Jika pekerja bekerja dengan lebih produktiviti  maka produk yang dihasilkan akan bertambah. Manakala dari segi kuasa(authorities) ia nya mempunyai tanggungjawab masing-masing.

Remunation(penghargaan) antara elemen penting membantu ketua mengeratkan hubungan dengan pekerjanya.Penghargaan bukan sahaja dalam bentuk kebendaan tetapi juga bermakna jika ianya disampaikan dengan ucapan yang ikhlas seperti terima kasih.

Terdapat pelbagai gaya kepimpinan  dan kita tidak boleh mengandaikan mana satu gaya yang terbaik.Ini kerana gaya kepimpinan bergantung kepada keadaan dan situasi sesebuah organisasi tersebut

Akhir kata, gaya kepimpinan mempengaruhi kecemerlangan sesebuah Pusat Sumber itu.  

sumber rujukan : sini

Kelas 1 : Slot pembentangan tugasan 1

#assalamualaikum

Oleh kerana, saya mendaftar agak lewat maka, maka saya diberi peluang untuk membentangkan tugasan 1 sedikit lewat iaitu pada minggu seterusnya. Alhamdulillah, sesi pembentangan agak menarik dengan pelbagai perkongisan dan masalah dari pusat sumber ( resource centre) dari rakan-rakan sekelas. Antaranya adalah masalah elektrik di mana, pusat sumber sekolah tersebut tidak dapat beroperasi dengan biasa kerana masalah itu. Selain itu, ada juga masalah seperti kelawar yang duduk hinggap di ruang-ruang tetingkap atasa dan menganggu bau serta kebersihan di kawasan perpustakaan. Dan yang hampir semua sekolah hadapi adalah masalah kekurangan buku. Sebagaimana yang ditetapkan oleh kementerian nisbah bilangan buku kepada pelajar untuk sekolah rendah adalah 1 : 15 manakala bagi pelajar sekolah menegah pula adalah 1:20. Dari segi jumlah buku ini, sebenarnya ia banyak bergantung kepada bajet yang telah diberikan untuk kemeterian.  

Untuk memperbanyakkan lagi, jumlah dana, mungkin guru pusat sumber sendiri perlu mengambil inisiatif untuk menjalankan apa-apa sahaja aktiiviti yang boleh menjana wang tambahan. Bagi masalah kelawar yang dinyatakan tadi, adalah digalakkan pihak sekolah menghubungi bomba bagi memastikan tidak wujud lagi gangguan seperti itu. Ada satu lagi pusat sumber yang diterangkan oleh rakan kelas yang pusat sumber nya memang cantik dari sudut keceriaan dan kemas. Tetapi sayangnya tidak wujud sirkulasi (proses peminjaman dan pemulangan buku) di situ. Jadi teramatlah rugi kerana apabila dilihat kepada perkhidmatan yang perlu ada di pusat sumber  tentunya sirkulasi adalah salah satu yang wajib ada. Oleh kerana itu, pusat sumber tersebut tidak dapat berperanan sepenuhnya sebagai pusat ilmu. Selain itu, dengan adanya PAR (pembantu am rendah ) di pusat sumber, ia banyak membantu tugasan guru pusat sumber dan menjadikan pusat sumber lebih teratur dari segi kemasan buku dan sistem nya. Untuk sistem pula, masih lagi terdapat sekolah yang tidak menggunakan automasi ( seperti e-source). Puncanya adalah kerana bayarannya yang mahal.  Tetapi tidak rugi rasanya melabur untuk sesuatu mahal jika ia nya membantu kerja menjadi lebih mudah( membantu proses sirkulasi), cuma sekolah perlu pandai dalam membuat perancangan. Secara kesimpulannya, dr Hasnah menekankan bahawa apa-apa pun masalah yang berlaku , ia nya sebenarnya banyak bergantung pada pengurusannya. Jika pengurusannya dapat mengatasi masalah-masalah ini, maka 5 bintang lah saya berikan;)

***tambahan : dalam buku untuk isi nombor perolehan dr pesan tidak boleh tulis "" sebab buku perolehan itu rasmi( official).

***tambahan:perbezaan boss (aka.manager) dan ketua(leader)

dan lagi satu yang paling saya ingat :):

RULES

Manager: Make it

Leader  Break it

sekian.