6 MAY:komunikasi berkesan

Penerangan komunikasi oleh dr.shafie

- dalam komunikasi ada yang menyampaikan dan ada yang menerima.
- proses komunikasi

- sewaktu proses komunikasi dari penyampai ke penerima, ada nya noise.Noise dikenali sebagai gangguan     yang boleh menyebabkan penerima menerima menerima maklumat tidak seperti yang disampaikan oleh         penyampai.
-contoh yang paling mudah dapat difahami dengan membuat aktiviti radio rosak.
-terdapat 2 jenis komunikasi dalam organisasi iaitu formal dan informal. Penggunaan cara komunikasi   ini  bergantung kepada cara nak tetapkan birokrasi.

formal:

1) downward where information moves from higher management to subordinate employees, (2) upward where information moves from employees to management and (3) horizontal where information is shared between peers.

Read more: http://www.businessdictionary.com/definition/formal-communication.html#ixzz31XdGgIEn

 informal

Within a business environment, informal communication is sometimes called the grapevine and might be observed occurring in conversations, electronic mails, text messages and phone calls between socializing employees.

Read more: http://www.businessdictionary.com/definition/informal-communication.html#ixzz31XdSZRo7

Menjadikan komunikasi berkesan.
- tahu cara percakapan/penyampaian yang sesuai.Contoh cakap dengan orang tua perlu lebih sopan dan          merendahkan suara.
Selective perception
-penerima ambil maklumat yang hujung dan maklumat yang hanya ingin difaham sahaja daripada maklumat  yang disampaikan.
Semantic problem
- perkataan yang mempunyai bunyi sama tetapi maksud yang berbeza.penerima boleh salah mentafsir                perkataan itu.
contoh : mosque (masjid) dan most

Komunikasi berkesan dalam organisasi.

- menerima arahan daripada ketua sahaja
-cara penyampaian yang betul jika formal seperti mengadakan mesyuarat
- kerja dapat dilaksanakan dengan baik

minggu 3 : gaya kepimpinan

#Assalamualaikum

Untuk minggu ini, sudah mula sesi pembentangan untuk tugasan ke 2.Tajuk yang dibentangkan adalah the influence of leadership style in increasing the effectiveness of resource center. Sebelum saya mengupas lebih lanjut mengenai tajuk ini, saya kongsi sedikit apa yang dibentangkan oleh rakan sekelas untuk tugasan 1. Apa yang berbeza daripada sekolah-sekolah sebelum ini, pihak perpustakaan sekolah tersebut menggunakan surat peringatan pemulangan buku untuk pelajar yang lewat memulangkan buku. Seperti yang diterangkan oleh dr.Hasnah sememangnya ini adalah satu prosedur yang perlu dilakukan namun tidak semua pusat sumber sekolah membuat pelaksanaan seperti itu. Baiklah balik semula kepada pembentangan tugasan 2.

Leadership style:

Kelas yang sebelum ni perbincangan dilakukan ke atas 4 jenis kepimpinan

• laisezz-fair
• authocratic
• democratic 
• human relation

Sebenarnya, terdapat banyak lagi jenis kepimpinan,mari kita lihat

Bagaimana pula ingat menjadi good leader?

Sekarang, mari kita bincang pula bagaimana konteks kepimpinan mempengaruhi pusat sumber.

Intipati dari pembentangan tugasan rakan menjelaskan bahawa terdapat 4 perkara utama yang perlu kita jadikan sebagai panduan dalam kepimpinan.


Plan(merancang) > Organise (susun atur) > lead (mengetuai) > evaluate (menilai)

Plan (perancangan)

• setiap perancangan yang dijalankan perlu merujuk kepada visi dan misi sekolah dan juga pusat sumber.
• perancangan dari segi budget juga penting, agar wang peruntukan yang dapat itu dapat diguna dengan cara yang bermanfaat.
• Setiap perancangan yang dibuat oleh guru pusat sumber perlu berbincang dengan tuan pengetua dahulu kerana tuan pengetua adalah orang yang paling utama di carta organisasi.

Organise(susun atur)

• Setelah perancangan dibuat dengan teratur, jadi barulah boleh segala kerja juga berjalan dengan teratur.

Lead(mengetuai)

• Sebagai seorang pemimpin, beliau lah yang akan menjadi tonggak penggerak sesuatu tugas itu. Beliau lah yang akan mencorakkan perjalanan kerja tersebut

Evaluate(menilai)

• Menilai adalah satu perkara yang penting yang perlu dilakukan agar kita dapat melihat sama ada cara kerja yang kita lakukan tadi memberi kesan yang baik atau tidak.

Dan, saya juga mencari sedikit maklumat dari internet dan terjumpa dengan prinsip kepimpinan ini(planning-organizing-leading-controlling).

P-O-L-C

Plan

• involve setting objective(what need to be achieved & when) and determining course of action for this objective
• require manager to be good decision maker
• manager need to be aware of environmental conditions such as :economic conditions, competitor and customer
• strategic planning-long time frame,3 or more than 3 years
• operational planning-short range(less than a year), to develop specific action steps that support the strategic and tactical plans.

Organizing

• developing organizational structure and assign duty to each of them to ensure the objective achieved
• leader effectively coordinate subordinates in each department

Leading

• involves the social and informal sources of influence that you use to inspire action taken by others
• If manager are effective leader, than it will encourage worker to work and achieved the objective
• a study found out that manager should understand their subordinates personalities, values, attitudes and emotions if he/she want to be an effective leader

Controlling

• ensuring that performance does not deviate from standards(kerja yang dilakukan mengikut piawai/peraturan yang ditetapkan-apa yang saya faham)
• Controlling consists of three steps, which include establishing performance standards, comparing actual performance against standards, and taking corrective action when necessary
• Manager should not control the personalities,values, attitude and emotions his subordinates but more focusing on work-related activities
• often thought in terms of financial criteria
• effective controlling need effective plan

Fayol juga merupakan antara salah satu prinsip kepimpinan. Ia nya menumpukan terhadap pentadbiran.Jika pekerja bekerja dengan lebih produktiviti  maka produk yang dihasilkan akan bertambah. Manakala dari segi kuasa(authorities) ia nya mempunyai tanggungjawab masing-masing.

Remunation(penghargaan) antara elemen penting membantu ketua mengeratkan hubungan dengan pekerjanya.Penghargaan bukan sahaja dalam bentuk kebendaan tetapi juga bermakna jika ianya disampaikan dengan ucapan yang ikhlas seperti terima kasih.

Terdapat pelbagai gaya kepimpinan  dan kita tidak boleh mengandaikan mana satu gaya yang terbaik.Ini kerana gaya kepimpinan bergantung kepada keadaan dan situasi sesebuah organisasi tersebut

Akhir kata, gaya kepimpinan mempengaruhi kecemerlangan sesebuah Pusat Sumber itu.  

sumber rujukan : sini

Kelas 1 : Slot pembentangan tugasan 1

#assalamualaikum

Oleh kerana, saya mendaftar agak lewat maka, maka saya diberi peluang untuk membentangkan tugasan 1 sedikit lewat iaitu pada minggu seterusnya. Alhamdulillah, sesi pembentangan agak menarik dengan pelbagai perkongisan dan masalah dari pusat sumber ( resource centre) dari rakan-rakan sekelas. Antaranya adalah masalah elektrik di mana, pusat sumber sekolah tersebut tidak dapat beroperasi dengan biasa kerana masalah itu. Selain itu, ada juga masalah seperti kelawar yang duduk hinggap di ruang-ruang tetingkap atasa dan menganggu bau serta kebersihan di kawasan perpustakaan. Dan yang hampir semua sekolah hadapi adalah masalah kekurangan buku. Sebagaimana yang ditetapkan oleh kementerian nisbah bilangan buku kepada pelajar untuk sekolah rendah adalah 1 : 15 manakala bagi pelajar sekolah menegah pula adalah 1:20. Dari segi jumlah buku ini, sebenarnya ia banyak bergantung kepada bajet yang telah diberikan untuk kemeterian.  

Untuk memperbanyakkan lagi, jumlah dana, mungkin guru pusat sumber sendiri perlu mengambil inisiatif untuk menjalankan apa-apa sahaja aktiiviti yang boleh menjana wang tambahan. Bagi masalah kelawar yang dinyatakan tadi, adalah digalakkan pihak sekolah menghubungi bomba bagi memastikan tidak wujud lagi gangguan seperti itu. Ada satu lagi pusat sumber yang diterangkan oleh rakan kelas yang pusat sumber nya memang cantik dari sudut keceriaan dan kemas. Tetapi sayangnya tidak wujud sirkulasi (proses peminjaman dan pemulangan buku) di situ. Jadi teramatlah rugi kerana apabila dilihat kepada perkhidmatan yang perlu ada di pusat sumber  tentunya sirkulasi adalah salah satu yang wajib ada. Oleh kerana itu, pusat sumber tersebut tidak dapat berperanan sepenuhnya sebagai pusat ilmu. Selain itu, dengan adanya PAR (pembantu am rendah ) di pusat sumber, ia banyak membantu tugasan guru pusat sumber dan menjadikan pusat sumber lebih teratur dari segi kemasan buku dan sistem nya. Untuk sistem pula, masih lagi terdapat sekolah yang tidak menggunakan automasi ( seperti e-source). Puncanya adalah kerana bayarannya yang mahal.  Tetapi tidak rugi rasanya melabur untuk sesuatu mahal jika ia nya membantu kerja menjadi lebih mudah( membantu proses sirkulasi), cuma sekolah perlu pandai dalam membuat perancangan. Secara kesimpulannya, dr Hasnah menekankan bahawa apa-apa pun masalah yang berlaku , ia nya sebenarnya banyak bergantung pada pengurusannya. Jika pengurusannya dapat mengatasi masalah-masalah ini, maka 5 bintang lah saya berikan;)

***tambahan : dalam buku untuk isi nombor perolehan dr pesan tidak boleh tulis "" sebab buku perolehan itu rasmi( official).

***tambahan:perbezaan boss (aka.manager) dan ketua(leader)

dan lagi satu yang paling saya ingat :):

RULES

Manager: Make it

Leader  Break it

sekian.