Application of Henry Fayol management theory in the management of resource centre

14 Management Principles developed by Henri Fayol: 

1. DIVISION OF WORK: Kerja perlu dibahagikan untuk setiap individu dan kumpulan untuk memastikan kerja berjalan dengan efektif. Fayol menyatakan pembahagian kerja mengikut kepakaran adalah cara yang terbaik bagi pengurusan sumber manusia dalam sesuatu organisasi.
2. AUTHORITY: Fayol mendefinasikan autoriti sebagai hak untuk memberi arahan. Sesiapa yang memberi rahan juga mempunyai tangunggjawab.                                                           
3. DISCIPLINE: Komitmen yang diberikan oleh pekerja                                                                             
4. UNITY OF COMMAND:Pekerja menerima arahan dari seorang pengurus sahaja.                                                                                           
5. UNITY OF DIRECTION: Seluruh organisasi bekerja ke arah mencapai satu objektif yang sama.                                                                                                  
6. SUBORDINATION OF INDIVIDUAL INTERESTS TO THE GENERAL INTERESTS: The interests of one person should not take priority over the interests of the organization as a whole.                                                                                                                                        
7. REMUNERATION: Many variables, such as cost of living, supply of qualified personnel, general business conditions, and success of the business, should be considered in determining a worker’s rate of pay.                                                                                                  
8. CENTRALIZATION: Fayol defined centralization as lowering the importance of the subordinate role. Decentralization is increasing the importance. The degree to which centralization or decentralization should be adopted depends on the specific organization in which the manager is working.                                                                                                                  
9. SCALAR CHAIN: Managers in hierarchies are part of a chain like authority scale. Each manager, from the first line supervisor to the president, possess certain amounts of authority. The President possesses the most authority; the first line supervisor the least. Lower level managers should always keep upper level managers informed of their work activities. The existence of a scalar chain and adherence to it are necessary if the organization is to be successful.                                                                                                    
10. ORDER: For the sake of efficiency and coordination, all materials and people related to a specific kind of work should be treated as equally as possible.                                                                          
11. EQUITY: Kesemua pekerja diberi layanan yang sama rata                                                                                                               
12. STABILITY OF TENURE OF PERSONNEL: Retaining productive employeesshould always be a high priority of management. Recruitment and SelectionCosts, as well as increased product-reject rates are usually associated with hiring new workers.                                                                                                 
13. INITIATIVE: Management should take steps to encourage worker initiative, which is defined as new or additional work activity undertaken through self direction.                                                    
14. ESPIRIT DE CORPS: Pengurusan sesuatu syarikat perlu mewujudkan sesuana harmoni dan hubungan yang baik antara pekerja.

sumber

Aplikasi pengurusan teori Fayol dalam menguruskan pusat sumber.

- guru perpustakaan dan media membahagikan tugas antara guru-guru yang menjadi ajk Setiap guru perlu menjalankan tanggungjawab dengan sepenuhnya. Sebagai contoh, guru yang menjaga bilik alat bantu mengajar, perlu sentiasa memantau keadaan bilik, memastikan guru-guru yang meminjam bahan merekod pinjaman mereka dan menyusun atur dengan baik bahan-bahan bantu mengajar yang ada.

- guru-guru perpustakaan melaksanakan tugas ke arah mencapai misi dan visi sekolah serta pusat sumber sekolah

- pengetua sekolah selaku penasihat di dalam organisasi pusat sumber, perlu sentiasa memberi sokongan dan galakan kepada guru-guru perpustakaan agar guru-guru perpustakaan dapat merasai suasana harmoni bekerja.

6 MAY : Pengurusan kewangan dalam konteks pusat sumber

Pengurusan kewangan dan bajet dalam konteks pusat sumber.

maksud pengurusan kewangan:

Rouse (2012) mendefinasikan pengurusan kewangan sebagai satu metodologi yang digunakan oleh organisasi untuk menyelia dan mentadbir pendapatan, perbelanjaan, dan aset dengan berpandukan objektif bagi memaksimumkan keuntungan dan memastikan kemampanan. Mampan dari sudut kewangan adalah merujuk kepada kemampuan sesebuah organisasi dalam mengekalkan dan mengembangkan ekonomi serta kewangan (Rohami, 2012)

maksud bajet:

Belanjawan didefinasikan sebagai suatu rancangan kuantitatif yang menerangkan bagaimana sesuatu sumber itu diperoleh dan digunakan sepanjang tempoh belanjawan tertentu (Knezevich,1975). Ianya mempunyai kaitan dengan perancangan dan pengawalan. Perancangan dalam belanjawan adalah mengenai penyediaan belanjawan, anggaran perbelanjaan yanag disediakan mengikut keperluan sesebuah organisasi tersebut. Manakala, pengawalan adalah perbandingan yang dibuat antara belanjawan dan keputusan sebenar.

Teori pengurusan kewangan(hasil pembacaan dari jurnal).

Belanjawan modal
- 'duit buat duit'
- contoh dalam tempoh setahun, kita nak gandakan rm10 ribu dari rm5 ribu
-IRR -berapa banyak staf yang boleh buat untung
-NPV-berpa banyak untung bersih

Kos kewangan berasaskan aktiviti standard
-R & D
-Contoh: UTM research university,kene ada R & D, peruntukan diberikan mengikut tempoh jadi R&D perlu diselesaikan dalam temoh tersebut

Berasaskan pengetahuan
-kemahiran dan ciri-ciri seperti pemasaran komunikasi
-berkongsi ilmu yang ada

Kos berasaskan aktiviti
-tumpu kepada aktiviti yang menyebabkan kos meningkat

Kos pengambilalihan pelanggan
-kekalkan pelanggan(perpustakaan awam)
-tetapkan bayaran yuran tahunan, jadi ahli tetap kena bayar
-bagi latihan /kurus kepada pelanggan

Belanjawan berasaskan sifar
-membina perbelanjaan tanpa ambil kira perbelanjaan sebelumnya.

Perbincangan.
Pelaksanaan Teori pengurusan kewangan dari aspek perpustakaan awam;

Pelanggan 
-borang keahlian ,kad keahlian, perlu bagi training
-memberi perkhidmatan yang baik bagi mengekalkan pelanggan

Pemasaran
-mengadakan aktivit-aktiviti seperti hari terbuka
-pekerja berkongsi maklumat dengan pelanggan
-pekerja bina hubungan yang baik dengan pelanggan

Kurangkan kos sesuatu aktiviti
cara-cara:
adakan mesyuarat>edar borang ABC (activity-based costing) kepada semua pekerja>perbincangan ketua-ketua mengenai tindakan yang aktiviti setelah dapat tahu aktivit yang menyebabkan kos meningkat

Pelaksanaan teori pengurusan kewangan dari aspek pusat sumber sekolah.

-kos untuk beli buku,beberapa perkara perlu diteliti
---jika buku rosak , buku hilang
---kandungan bahan bacaan perlu sesuai dengan peringkat umur pelajar
---pastikan buku-buku penting terdapat di pusat sumber
---pada awal ttahun, setiap guru panitia akan diberi peluag untuk mencadangkan jenis buku untuk dibeli oleh
     guru Pusat Sumber
- bahan-bahan pemprosesan buku
---selotep, pembalut buku
-aspek fasiliti
---penyelenggaraan bagi meja,kerusi, bilik-bilik khas
---guru PS perlu tahu kekerapan berlaku kerosakan dan cuba selesaikan
-aktiviti-aktiviti
---NILAM, jom baca sekejap 10 minit
---kursus-kursus dan latihan untuk guru dan pelajar

KESIMPULAN
-guru PS ikut prosedur dalam merancang bajet dan membeli bahan bacaan . Belanja adalah mengikut kepada peruntukan yang telah diberi dan membeli barang yang penting sahaja tanpa membelanja lebih dari bajet yang diberikan.

15 APRIL: STRUKTUR ORGANISASI & KEBERKESANNYA

Tujuan struktur organisasi direka.

-bagi memudahkan pembahagian tugas,penyusunan aktiviti penyelerasan serta menjadikan struktur organisasi   lebih berkesan.
-pengurusan dalam organisasi juga lebih teratur

Tall structure

• peringkat hieraki yang banyak
• antara pihak atasan dan bawahan mempunyai jurang yang jauh\
• banyak pembahagian tugas

Flat structure

• pengurusan luas
• kurang hirarki
• pekerja yang ramai perlu dikawal bawah satu pengurus

Terdapat 3 jenis struktur organisasi :

1. Functional Structure

žTerdapat unit dan sub-unit tertentu yang menjalankan tugas-tugas masing2

2. Divisional structure

-sesuai untuk syarikat-syarikat besar

-žStruktur organisasi dibahagikan kepada unit-unit kecil yang diberi kepercayaan.žPengurus setiap unit/bahagian diberi kuasa untuk menjalankan setiap fungsi dalam unit tersebut yang melibatkan produk atau pasaran

3.Adaptive structure

ada 2 jenis

•Project Organisation
-ada sesuatu projek urus dalam satu kumpulan.kakitangan diambil dari functional organisation

•Matrix
-kakitangan khas bertugas sepenuh masa dalam pelbagai projek.Apabila selesai kembali semula ke functional department dan akan ditarik untuk projek lain pula

Dimensi dalam struktur pengurusan

-formalization
----spesifik dan bertulis(hitam putih)
----peraturan dan prosedur dijadikan panduan dalam organisasi
----tak mudah diubah
----banyak digunakan dalam pelbagai organisasi

-centralisation
----subordinat kurang diberi peluang dalam membuat keputusan
-decentralization
----subordinat diberi peluang dalam buat keputusan

-complexity
-----banyak unit dan tugas,menjadikan organisasi tersebut kompleks
-----sukar untuk diuruskan
-----horizontal,vertical,spatial differentation

REKABENTUK ORGANISASI

Keberkesanan organisasi

dipengaruhi oleh faktor-faktor ini:

●Polisi Pengurusan & fungsi yang diamalkan

●Ciri-ciri Persekitaran

●Ciri-ciri Pekerja

-Ciri-ciri sesebuah organisasi

6 MAY:komunikasi berkesan

Penerangan komunikasi oleh dr.shafie

- dalam komunikasi ada yang menyampaikan dan ada yang menerima.
- proses komunikasi

- sewaktu proses komunikasi dari penyampai ke penerima, ada nya noise.Noise dikenali sebagai gangguan     yang boleh menyebabkan penerima menerima menerima maklumat tidak seperti yang disampaikan oleh         penyampai.
-contoh yang paling mudah dapat difahami dengan membuat aktiviti radio rosak.
-terdapat 2 jenis komunikasi dalam organisasi iaitu formal dan informal. Penggunaan cara komunikasi   ini  bergantung kepada cara nak tetapkan birokrasi.

formal:

1) downward where information moves from higher management to subordinate employees, (2) upward where information moves from employees to management and (3) horizontal where information is shared between peers.

Read more: http://www.businessdictionary.com/definition/formal-communication.html#ixzz31XdGgIEn

 informal

Within a business environment, informal communication is sometimes called the grapevine and might be observed occurring in conversations, electronic mails, text messages and phone calls between socializing employees.

Read more: http://www.businessdictionary.com/definition/informal-communication.html#ixzz31XdSZRo7

Menjadikan komunikasi berkesan.
- tahu cara percakapan/penyampaian yang sesuai.Contoh cakap dengan orang tua perlu lebih sopan dan          merendahkan suara.
Selective perception
-penerima ambil maklumat yang hujung dan maklumat yang hanya ingin difaham sahaja daripada maklumat  yang disampaikan.
Semantic problem
- perkataan yang mempunyai bunyi sama tetapi maksud yang berbeza.penerima boleh salah mentafsir                perkataan itu.
contoh : mosque (masjid) dan most

Komunikasi berkesan dalam organisasi.

- menerima arahan daripada ketua sahaja
-cara penyampaian yang betul jika formal seperti mengadakan mesyuarat
- kerja dapat dilaksanakan dengan baik

29 APRIL

Perbincangan dan pembentangan setiap kumpulan: Jika anda adalah pengurus pusat sumber, kompentensi apakah yang perlu ada pada anda.Bincangkan dan beri justifikasi.

• Pengurusan kewangan
• nadi sesebuah organisasi
• merancang kewangan.Beli buku yang berkait sahaja.Macam mana?borang diedarkan setiap guru panitia.Guru panitia senaraikan buku.Pastikan buku yang dibeli bermanfaat, sesuai dengan peringkat umur pelajar.
• cari dana tambahan, dengan buat program.dana tambahan boleh digunakan untuk buat keceriaan pada pusat sumber
• Pembangunan koleksi
• bagaimana buku-buku atau bahan-bahan (BBM , set permainan)  yang sesuai diletkakkan    di pusat sumber.
• melibatkan proses balut buku, catat nombor perolehan
• ada perpustakaan yang buku tidak disusun ikut cara yang betul jadi sukar bagi pelajar dan juga guru untuk cari buku.
• pembangunan koleksi yang baik menjadikan pusat sumber lebih teratur
• Merancang
• untuk capai matlamat pusat sumber
• pengurusan pusat sumber lagi teratur
• tugas guru dan pustakawan : sama-sama betanggungjawab jalankan tugas masing-masing.tugas yang diberikan adil dan saksama tidak berlaku hanya guru tertentu sahaja yang mempunyai banyak tugas
• Merancang untuk aktiviti.Aktiviti seperti Nilam.penyusunan jadual yang sesuai bagi pelajar masuk ke pusat sumber untuk Nilam. Masa, kumpulan pelajar dan bahan yang sesuai dalam melaksanakan aktiviti. Contoh seperti jom baca sekejap yang diadakan sewaktu perhimpunan dan melibatkan sebilangan jumlah pelajar

Kekurangan latihan yang sewajarnya di kalangan kakitangan akan jejas kecemerlangan Pusat Sumber

maksud latihan : sebuah program berkaitan dengan bidang tugas
maksud kakitangan : individu yang bkerja di sesuatu syarikat

Azman Larut et al. (2005)  menyenaraikan 4  jenis kemahiran yang perlu ada bagi guru perpustakaan dan media:

1.Kemahiran Teknikal : berkaitan dengan prosedur dan teknik-teknik dalam mengurusan 
   pusat sumber

2.Kemahiran Perhubungan: hubungan guru dengan guru,dan guru dengan murid.GPM
   ada kemahiran memimpin dan kendalikan konflik.

3.Kemahiran Konsepsi : membuat perkaitan secara menyeluruh antara pusat sumber 
  dan pdp 

4.Kemahiran Komunikasi: boleh hantar, terima dan faham maklumat yang disampaian

Proses pembangunan kakitangan

- Tetapka matamat > nilai kekuatan dan kelemahan pekerja > merancang program ( guna konsultan luar atau sendiri) >  nilai kebersanan program

Proses pengurusan pusat sumber

- organisasi PS

- kewangan

- fail berkait dengan PS

- urus rekod, carta-carta, jadual

- urus aktiviti

- urus keceriaan PS

- manilai dan membuat kajian tindakan 

Pentingnya latihan diberikan : 

- perkembangan kerja kakitangan

-membaiki tahap intelligent mereka

-tahap motivasi yang tinggi pada pekerja akan memberi kesan yang positif terhadap 
 prestatsi kerja

-kurangnya latihan boleh menimbulkan kemerosotan, kurang kemahiran

-pendedahan latihan yang mendalam, bantu beri ilmu lebih dalam menguruskan PS

-pengurusan sistem fail yang teratur,mudah untuk semakan 

-dari segi keceriaan, guru PS perlu berusaha menceriakan PS supaya dapat memberi impak positif untuk PS

KESIMPULAN

    Latihan atau kursus satu usaha dalam memperbaiki diri individu, menambahkn ilmu seterusnya bagi guru PS  dapat memberi sumbangan dalam melonjakkan  kecemerlangan Pusat Sumber.

The Role of Resource Centre in Enhancing students Achievement

Pusat sumber : suatu tempat penyebaran informasi dalam bentuk bercetak mahupun bentuk media. Semua  koleksi sumber disusun berdasarkan sistem tertentu.
                      - peranan : mewujudkan suasana yang kondusif untuk pembelajaran 
                      - peranan : membantu para pelajar meluaskan pandangan dan meningkatkan                                                           pencapaian

Langkah-langkah yang boleh dijalankan bgai meningkatkan peranan pusat sumber:

1. Mengadakan pelbagai aktiviti mingguan | contoh : jom baca sekejap
2. Hubungan aktif pustakawan sekolah dengan sekolah yang alin
3. Pelaksanaan program Brooklyn reads yang melibatkan ibu bapa
4. Bahan akademik yang banyak untuk pinjaman dan berkualiti
5. Penyediaan bilik belajar yang lengkap ada alat teknologi, loker simpan barang
6. Bantu guru dalam pengajaran
7. Sudut kraftangan di pusat sumber- menggalakkan pelajar aktiviti berseni
8. Pustakawan mempunyai ilmu mengenai pusat sumber
9. Menghias perpustakaan dengan menarik- supaya wujud suasana yang kodusif dan selesa
10. Pelaksanaan pelbagai program tertentu.

Pusat sumber memainkan peranan penting dalam meningkatkan pencapaiann pelajar. Oleh itu, pihak pengurusan dan guru pusat sumber berperanan   dalam merancang aktiviti-aktiviti yang boleh meningkatkan pencapaian akademik pelajar.